Zarządzanie organizacją jest złożonym, wielopoziomowym procesem sekwencyjnym, wymagającym wieloaspektowej analizy i dekompozycji. Zarządzanie dokonuje się w złożonym procesie. W ramach tego procesu realizowanych jest wiele różnych wzajemnie powiązanych działań, zmierzających do osiągania ustalonych celów.

System zarządzania natomiast stanowi przestrzeń rzeczowo-konceptualną, w której realizowany jest proces zarządzania, ze wszystkimi składającymi się nań funkcjami. „W przestrzeni tej występują, jako elementy systemu, podmioty zarządzające, przedmioty zarządzania oraz wiążące je relacyjne procedury procesu zarządzania. System realizowany jest przez proces zarządzania i poszczególne jego składowe, a te z kolei przebiegają wedle reguł systemu” [Kucharczyk 1999, s. 85].

Jak można zauważyć z tak złożonego procesu wyłania się mnogość definicji zarządzania uzależniona od aspektu podejścia do zarządzania organizacją, czy też wybranymi jej elementami. Poniżej prezentuję kilka definicji zarządzania, które oddają jej istotę i tak propozycja J. Penca, który zarządzanie traktuje jako „układ działań regulujących funkcjonowanie danej organizacji, zgodnie z wytyczonymi celami” [Penc 1997, s. 507]. Natomiast W. Mantura przyjmuje, że: „zarządzanie to złożony system zarządzania składający się z systemu zarządzającego oraz z systemu zarządzanego, któremu przysługuje atrybut działania oraz pozostałe cechy organizacji. Razem tworzą system zarządzania o wyższym poziomie złożoności. Zarządzanie wynika z podziału ról i funkcji wewnątrz organizacji, gdzie niektóre jednostki pełnią funkcje zarządcze w stosunku do innych, które pełnią funkcje wykonawcze” [Hamrol, Mantura 2002, s. 69]. Funkcjami zarządczymi (zarządzania) nazywamy funkcje realizowane przez system zarządzający, natomiast funkcjami wykonawczymi funkcje realizowane przez system zarządzany.

Rys. 1. System zarządzania jako funkcji
Źródło: Elżbieta Karaś, 2005, s.19

Ciekawe ujęcie zarządzania jako systemu przedstawia również H. Bieniok [1997, s. 116 i następ.] Pojęcie systemu zarządzania autor traktuje jako „trójwymiarową skrzynkę morfologiczną” składającą się z różnych układów występujących w przedsiębiorstwie. W swoich rozważaniach ujmuje trzy układy:

1. układ funkcjonalny, który zawiera funkcje kierownicze, takie jak: planowanie, organizowanie, motywowanie i kontrolowanie;
2. układ rzeczowy (zasobowy) oparty na składnikach kapitału przedsiębiorstwa, w postaci kapitału: ludzkiego, trwałego, obrotowego, finansowego oraz informacji;
3. układ wytwarzania, na który składają się kolejno fazy wytwarzania produktu: B+R, zaopatrzenie, produkcja, marketing i sprzedaż.

 

Rys. 2. Idea prezentująca treść systemu zarządzania
Źródło: Bieniok 1997, s. 118

Zarządzanie definiowane jest również jako: zespół działań lub proces mający na celu użytkowanie zasobów dla osiągnięcia celu przez pracowników przy zaangażowaniu techniki i informacji. Jako proces ciągły zarządzanie powinno uwzględniać postęp techniczny i technologiczny, stanowiący warunek obecności na rynku. Nie bez znaczenia bywa podejmowanie decyzji strategicznych zapewniających elastyczność zmian. Planowanie uruchamia zarządzanie, zaś nośnikiem zarządzania jest struktura organizacyjna. Zarządzaniem zajmują się wszystkie osoby, które są decydentami na swoich stanowiskach w oparciu o przypisane zestawy kompetencji. Układ strukturalny zarządzania bywa pionowy, ale powiązany przepływem zadań zarządczych również w układzie poziomym. Firma jako podmiot, posiada swój zakres i cel oraz może działać samodzielnie od mikro począwszy, a na powiązaniu holdingowym, korporacyjnym etc. Uczestnikami zarządzania są umocowani pracownicy wydziałów, działów, sekcji, brygad oraz samodzielni specjaliści.

Warto przy okazji zatrzymać się na chwilę przy procesie gospodarczym by zobrazować łańcuch podejmowanych decyzji oraz aby umiejscowić w nim zarządzanie.

Zdefiniowaliśmy pojęcie zarządzania organizacją, ale co rozumiemy pod pojęciem organizacji w przypadku firmy. Ujęcie organizacji w definicji jest równie kłopotliwe jak omówienie samego zarządzania z uwagi na wieloznaczność np. przedsiębiorstwo, firma, stowarzyszenie, jednostka organizacyjna, spółka etc. Z uwagi, że temat referatu traktuje o zarządzaniu majątkiem firmy, spróbujmy odpowiedzieć na pytanie czym jest przedsiębiorstwo?

Przedsiębiorstwo – „jednostka organizacyjna prowadząca działalność gospodarczą, wyodrębniona prawnie, organizacyjnie, terytorialnie i ekonomicznie, obejmująca zasoby ludzkie, finansowe, zasoby materialne i niematerialne . Może prowadzić działalność handlową, usługową lub produkcyjną. Przedsiębiorstwo posiada zdolność do czynności prawnych, a jego ustrój i forma jest określona w danym systemie prawnym. Celem przedsiębiorstwa jest działalność przynosząca zyski ze sprzedaży produktów i usług.” [Encyklopedia Zarządzania]

Jednakże, aby przedsiębiorstwo przynosiło oczekiwane rezultaty konieczne jest zbudowanie jego struktury. Poniżej kilka przykładów struktury organizacyjnej różnych organizacji.

Schemat organizacyjny – firmy

Schemat organizacyjny – spółka akcyjna

Schemat organizacyjny – przedsiębiorstwo

Schemat organizacyjny – struktura wydziałowa

W dalszej części przejdziemy do zarządzania majątkiem firmy i postaram się przybliżyć na czym ono powinno polegać oraz na jakich elementach należy się koncentrować aby było ono efektywne. Jak wspomniano wyżej zarządzanie jest procesem złożonym, ale w ramach zarządzania majątkiem możemy wyróżnić na rynku następujące pojęcia:

Zarządzania nieruchomościami (Property Managment) – są to czynności zmierzające do zabezpieczenia wartości kapitałowej (rynkowej) nieruchomości oraz do jej przekroczenia. Czyli inaczej mówiąc do utrzymania jej wartości lub jej przekroczenia.

Zarządzanie procesami pomocniczymi (Facility Management) – to proces, za pomocą którego organizacja dostarcza i utrzymuje usługi pomocnicze na poziomie umożliwiającym osiągnięcie strategicznych celów.

Zarządzanie aktywami (Asset management) odnosi się do strategicznego i operacyjnego zarządzania wszystkimi środkami mającymi wpływ na ryzyko i zwrot z nieruchomości i/lub portfela nieruchomości w ramach całego cyklu życia nieruchomości. Gdy pod kontrolą asset managera znajduje się kilka nieruchomości stosowany jest względem niego niekiedy termin portfolio managera.

Wszelkie działania mające wpływ na majątek firmy znajdują odzwierciedlenie w bilansie przedsiębiorstwa w postaci aktywów.

Aktywa to majątek jednostki mający postać materialną lub niematerialną, finansową lub niefinansową. Innymi słowy, to zasoby będące w dyspozycji podmiotu w ramach prowadzenia przez niego działalności. Aktywa nie muszą być własnością jednostki, wystarczy, aby były przez nią kontrolowane i służyły prowadzeniu działalności. Aktywa uporządkowane są według wzrastającej płynności. To oznacza, że najpierw prezentowane są – jako aktywa trwałe – te składniki, które najtrudniej zbyć. Aktywa trwałe to te aktywa, które jednostka zamierza użytkować przez okres co najmniej 12 miesięcy. (ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 395, 398, 650, 1629.)

 

AKTYWA TRWAŁE

Grupa aktywów trwałych składa się z:

I. Wartości niematerialnych i prawnych,

Składają się na nie posiadane przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby podmiotu, a w szczególności:

• wartość nabytej firmy,
• koszty zakończonych prac rozwojowych,
• inne wartości, takie jak autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje, prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych, know-how.

II. Rzeczowych aktywów trwałych,

Środki trwałe to rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby spółki. Zalicza się do nich w szczególności:

• nieruchomości,
• maszyny, urządzenia, środki transportu i inne,
• ulepszenia w obcych środkach trwałych,
• inwentarz żywy.

III. Należności długoterminowych,

Należności długoterminowe to kwoty, które jednostka spodziewa się otrzymać w czasie powyżej 12 miesięcy od dnia bilansowego. Nie zalicza się tu jednak należności z tytułu dostaw i usług.

IV. Inwestycji długoterminowych,

Inwestycje długoterminowe to aktywa, które posiadane są w celu osiągnięcia korzyści ekonomicznych. Są to zarówno inwestycje niefinansowe, jak i inwestycje finansowe.

V. Długoterminowych rozliczeń międzyokresowych.

W bilansie prezentuje się je w następującym podziale:

1. aktywa z tytułu odroczonego podatku dochodowego – wycena według wartości nominalnej wynikającej w oszacowania ujemnych różnic przejściowych między wartością księgową a podatkową aktywów i zobowiązań; pojawią się one tylko w jednostkach będących podatnikami podatku dochodowego od osób prawnych; jednostki niepoddające swych sprawozdań badaniu przez biegłego rewidenta nie muszą rozpoznawać odroczonego podatku dochodowego;
2. inne rozliczenia międzyokresowe – wycena w wartości nominalnej z uwzględnieniem zasady ostrożności; będą to najczęściej koszty kapitalnych remontów, zapłacone z góry czynsze, dyskonta od długoterminowych kredytów czy niezakończone prace badawcze, które będą dopiero rozliczane od następnego roku.

Zatem zarządzanie majątkiem to nie tylko administrowanie tj. utrzymanie w dobrym stanie technicznym i nie wychodzenie poza sprawy codzienne, ale ciągłe dążenie do aktywnego zarządzania majątkiem ze zdefiniowanymi krótko- i długofalowymi celami. Takimi celami długofalowymi są m.in. racjonalizacja najemców (właściwy dobór dla danego środka trwałego), renegocjowanie umów, zmiana funkcji środka trwałego, modernizacja, zbywanie zbędnego majątku, otwarcie na nowe technologie (inteligentne zarządzanie obiektem) itp. Dobór najlepszych rozwiązań będzie uzależniony od rachunku ekonomicznego, który uzasadni wybrany wariant a nie inny.

 

Sentencje:

„Nie ma sprzyjającego wiatru dla tego, kto nie wie dokąd zmierza”

Seneka

„Pokaż mi, jak traktujesz innych, a powiem ci, kim będziesz.”

Bonneau

„Liderem jest ten, kto widzi więcej niż inni, patrzy dalej niż inni i kto dostrzega rzeczy, zanim zobaczą je inni.”

Eims LeRoy

 

Opracował:
mgr Michał Jankowski
Konsultant Zarządzania Firmą